Programy do faktur

Od kilku lat korzystałem z programu do faktur ifirma.pl. Bardzo dobry system, ładne faktury i do tego za darmo... ale do 10 faktur miesięcznie. Moja firma rozwija się i ostatnio okazało się, że 10 faktur to za mało. Był więc pretekst do porównania aktualnych ofert dotyczących programów do fakturowania. Poniżej przedstawiam wyniki moich poszukiwań.

• ifirma.pl - mój dotychczasowy program do fakturowania, z którego jestem zadowolony. Jego podstawowe zalety to dostęp on-line i ładne faktury. System bezpłatny dla firm, które wystawiają do 10 faktur miesięcznie. W wersji bezpłatnej nie ma możliwości wygenerowania pliku JPK_FA. Jeśli potrzebna jest większa ilość faktur, to roczny abonament kosztuje 123 zł brutto.
• fakturaxl.pl - ładne faktury podobne do ifirma, dostęp on-line, program wyjątkowo przejrzysty, ale wg mnie jego największą zaletą jest możliwość wygenerowania księgi przychodów i  rozchodów na podstawie wprowadzonych faktur. Można wprowadzać również faktury kosztowe i inne dokumenty. Automatycznie wygenerowana KPiR podlega dalszej edycji. Numeracja KPiR niestety tylko roczna. Są też ewidencje VAT i ewidencja przychodów dla ryczałtu. To wszystko za 12 zł miesięcznie lub 118 zł rocznie (brutto).  Klikając tutaj uzyskasz 30% zniżki na pierwszy zakup. Do 10 dokumentów miesięcznie program jest bezpłatny. 
• chmurafaktur.pl - dobry wybór, jeśli potrzebujesz tylko faktur. Dostęp on-line, przejrzystość i do tego za darmo bez limitu wystawionych dokumentów.
• fakturowo.pl - dobry program on-line, wystawione faktury i inne dokumenty (a jest ich naprawdę wiele) automatycznie wchodzą do księgi przychodów i rozchodów.  Niestety KPiR nie podlega późniejszej edycji. W czasie testowania programu, nie poradziłem sobie z wyłączeniem księgowania faktury wystawionej do paragonu (aby nie księgować przychodu dwukrotnie). Program posiada także ewidencje VAT i ewidencję przychodów dla ryczałtu. Koszt 50 zł brutto na rok, 3 miesiące gratis.
• e-mikrofirma - program Ministerstwa Finansów, ale... nie udało mi się go znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Odnalazłem go na innych stronach, zainstalowałem i szybko porzuciłem. Dlaczego? Ten program nie umożliwia wprowadzenia danych nabywcy łącznie z danymi odbiorcy!

Na najbliższy rok wybrałem  fakturaxl.pl ze względu na integrację z KPiR.

Lokalizator GPS - sposób na obniżenie kosztów prowadzenia firmy

Szukasz sposobu na zmniejszenie kosztów prowadzenia firmy i masz podejrzenia, że Twoi pracownicy mogą oszukiwać Cię, używając pojazdów służbowych do celów nie związanych z Twoją działalnością? Rozwiązaniem Twoich problemów może być lokalizator GPS do auta, dzięki któremu szybko zweryfikujesz uczciwość pracownika. System śledzenia GPS pozwala na kontrolę w czasie rzeczywistym oraz na śledzenie historii przejechanych przez nasz pojazd kilometrów. W ten sposób możesz zweryfikować nie tylko sposób, w jaki przemieszcza się Twój pracownik, ale także zanalizować sposób użytkowania pojazdu - w tym jego prędkość, miejsca w których się zatrzymuje i wszystko, co jesteś w stanie wywnioskować używając danych dostępnych na platformie do śledzenia. Lokalizator GPS to sposób na spokojny sen i oszczędności w Twojej firmie. Jak jednak wygląda to pod względem finansowym?

Używam lokalizatorów Bear Point. Koszt urządzenia to 299 PLN. Dochodzi do tego koszt utrzymania karty SIM - jest to kilka złotych miesięcznie. Lokalizator zamontowałem samodzielnie. Nie jest to  skomplikowane, szczególnie jeśli lokalizator posiada złącze OBD.

Jako właściciel firmy musisz pamiętać o jednym szczególe. Powinieneś poinformować swojego pracownika o zainstalowanym lokalizatorze GPS. Nie musi on wyrazić na to zgody, powinien jednak wiedzieć o jego działaniu i o danych jakie gromadzisz. Pracownik, mimo użytkowania Twojego samochodu, podlega ochronie prywatności i musi być poinformowany o zainstalowaniu systemu lokalizacji GPS.

Więcej informacji można znaleźć na stronie bearpoint.pl

Przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Dzisiaj udostępniam przykład podatkowej księgi przychodów i rozchodów i postaram się wyjaśnić kilka podstawowych zagadnień dotyczących tej formy księgowości:

• Kolumna 1 - liczba porządkowa zapisu. Każdy księgowany dokument zajmuje jeden wiersz w KPiR. Numer z pierwszej kolumny należy jednocześnie nanieść na księgowany dokument. Ja robię to w prawym górnym rogu każdego dokumentu wpisując długopisem np. "poz. 5 KPiR". Numerację zwykle kontynuuje się przez cały rok, czyli jeśli np. maj kończy się numerem 7, to czerwiec zaczynam od 8.
• Kolumna 2 to data z księgowanego dokumentu.
• Kolumna 3 - rodzaj i numer dokumentu, np. FS = faktura sprzedaży, FZ = faktura zakupu.
• Kolumna 4 i 5 - dane kontrahenta; nie wypełniamy przy księgowaniu dokumentów wewnętrznych takich jak Ewidencja Przebiegu Pojazdu czy lista płac.
• Kolumna 6 - opis zdarzenia gospodarczego; piszemy raczej ogólnie jak w przykładzie.

Pozostałe kolumny służą do wprowadzenia kwoty z dokumentu. Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, będą to kwoty brutto. Jeśli jesteś podatnikiem VAT, to z faktur zakupu i sprzedaży księgujesz kwoty netto a VAT umieszczasz w oddzielnych ewidencjach: rejestrze VAT zakupu i rejestrze VAT sprzedaży (na podstawie tych ewidencji rozlicza się VAT deklaracją VAT-7).

• Kolumna 7 - wartość sprzedanych towarów i usług.
• Kolumna 8 - pozostałe przychody (np. sprzedaż środka trwałego, różnice kursowe...).
• Kolumna 10 - zakup towarów i materiałów.
• kolumna 11 - koszty uboczne zakupu (np. transportu, załadunku, ubezpieczenia).
• kolumna 12 - wynagrodzenia brutto (z premiami i dodatkami).
• kolumna 13 - pozostałe koszty (czynsz, telefon, C.O., energia elektr., gaz, amortyzacja środków trwałych, koszty ubezpieczeń społecznych pracowników, zakup środków czystości, materiałów biurowych, wyposażenia, narzędzi, używania własnego samochodu na potrzeby firmy, reklama w środkach masowego przekazu itp.).

Podstawowym celem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest ustalenie wysokości podatku dochodowego, interesują więc nas tylko przychody i koszty. Nie księguje się dokumentów, które nie mają wpływu na wysokość podatku, np. dokumentów magazynowych.
W ustaleniu kwartalnej zaliczki na podatek pomoże Wam ten arkusz przygotowany w Open Office Calc.
Podatkową księgę przychodów i rozchodów za dany miesiąc należy wydrukować do 20 dnia miesiąca następnego, np. KPiR za maj drukujemy do 20 czerwca.

Terminy obowiązujące przedsiębiorcę

Zbliża się termin opłacenia składki ZUS za luty. To dobra okazja do uporządkowania wszystkich terminów obowiązujących drobnego przedsiębiorcę:

• 1 stycznia należy sporządzić remanent początkowy (pierwszy remanent powinien być zrobiony w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej);
• do 10 dnia każdego miesiąca należy zapłacić składki ZUS za miesiąc poprzedni, np. do 10 marca składki za luty (gdybym zatrudniał pracowników, to do 15 dnia każdego miesiąca);
• do 20 stycznia, kwietnia, lipca i października płacimy zaliczkę na podatek dochodowy za ostatni kwartał (przy rozliczeniu kwartalnym);
• do 20 dnia każdego miesiąca powinniśmy wydrukować zapisy z komputerowej księgi przychodów i rozchodów za miesiąc poprzedni;
• do 30 kwietnia składamy roczne rozliczenie podatku dochodowego i ewentualnie wpłacamy należną kwotę na konto US;
• 31 grudnia należy sporządzić remanent końcowy;
• na szczęście nie ma terminów dotyczących GUS - sprawozdania wypełniamy tylko na pisemne wezwanie.

Następnym razem pokażę przykładowe zapisy w KPiR.

Darmowe programy do prowadzenia małej firmy

W swojej działalności gospodarczej wykorzystuję 3 bezpłatne programy komputerowe:

1. Tax Machine - w tym programie prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję środków trwałych.
2. ifirma.pl - tutaj wystawiam faktury. Co prawda faktury mógłbym wystawiać w Tax Machine, ale tutaj są ładniejsze i dostępne on-line.
3. Pakiet biurowy Open Office - służy mi do przygotowania innych dokumentów. Niektóre z nich są dostępne w Tax Machine, ale z różnych względów mi nie odpowiadają. Poniższe dokumenty, które przygotowałem w Open Office, możesz wykorzystać na własne potrzeby. Podgląd tych dokumentów w przeglądarce nie jest doskonały - pobierz je i otwórz w Open Office:
• Ewidencja przebiegu pojazdu - 12 arkuszy na każdy miesiąc roku + zestawienie
• Przekazanie środka trwałego na potrzeby działalności gospodarczej
• Dokument OT - przyjęcie środka trwałego
• Obliczenie kwartalnej zaliczki na podatek dochodowy

W programie Tax Machine nie udało mi się znaleźć funkcji archiwizacji danych. W tej sytuacji, w celu zabezpieczenia danych, co pewien czas wykonuję kopię 3 plików z danymi: LocalDB.tdb, ldb.tdb i mtdb.tdb. Są one umieszczone w folderze programu. Dla porządku można je przenieść do oddzielnego folderu i wskazać nową lokalizację danych w ustawieniach programu. Ja tak zrobiłem i działa :)

Jak rozpocząłem działalność gospodarczą?

Kilka miesięcy temu (w październiku 2014) założyłem firmę - jednoosobową działalność gospodarczą. Tutaj chcę podzielić się moimi doświadczeniami z pierwszych miesięcy działalności - może komuś się przyda... 

Jak założyłem firmę?

1. Na stronie ceidg.gov.pl i wypełniłem formularz CEIDG-1  czyli wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. Za wpis nie ma opłat.
Uwagi: 
• wniosek CEIDG-1 wypełniłem tydzień lub dwa przed planowanym rozpoczęciem działalności (trzeba to zrobić najpóźniej w dniu rozpoczęcia działalności);
• poza zwykłymi danymi osobowymi potrzebny był rodzaj działalności gospodarczej (PKD) oraz nazwa firmy (nazwa musi zawierać imię i nazwisko);
• datę rozpoczęcia działalności lepiej podać nie od pierwszego, ale np. od drugiego dnia miesiąca - jeśli ktoś chce korzystać z obniżonego ZUS-u, to zyska w ten sposób dodatkowy miesiąc ulgi;
• data powstania obowiązku opłacania składki ZUS jest taka sama jak data rozpoczęcia działalności;
• podatek dochodowy zdecydowałem opłacać na zasadach ogólnych, a zaliczkę kwartalnie;
• dokumentacja rachunkowa w moim przypadku to podatkowa księga przychodów i rozchodów;
• rachunek bankowy dla celów jednoosobowej działalności gospodarczej na początek podałem osobisty - z punktu widzenia Urzędu Skarbowego i ZUS jest to dopuszczalne, a banki się nie czepiają.
2. Gdybym nie miał wcześniej profilu zaufanego ePUAP, to w ciągu tygodnia musiałbym pojechać do Urzędu Gminy w celu potwierdzenia tożsamości. Ale miałem, więc ta przyjemność mnie ominęła ;) Co prawda w celu otrzymania profilu zaufanego ePUAP również jest konieczna wizyta w jakimś urzędzie w celu potwierdzenia tożsamości (ja kiedyś załatwiłem to z ZUS-ie), ale  ePUAP przydaje się również w innych okolicznościach.
   
3. W ciągu tygodnia od rozpoczęcia działalności jest wymagana jednorazowa osobista wizyta w ZUS i wypełnienie odpowiedniego zgłoszenia do ubezpieczeń. W moim wypadku był to formularz ZZA. Wiąże się to oczywiście z ustaleniem miesięcznych składek. Dla mnie jest to obecnie 279,41 zł składki zdrowotnej. Składki na ubezpieczenie społeczne nie opłacam z tytułu działalności gospodarczej, ponieważ pracuję jednocześnie na etacie. Gdybym nie pracował, to wypełniłbym formularz ZUA i oprócz składki zdrowotnej płaciłbym też składkę na ubezpieczenie społeczne.
4. Zgłosiłem założenie firmy w moim zakładzie pracy. Ulgę podatkową powinienem teraz odliczać od podatku z działalności gospodarczej, więc zakład pracy nie powinien odliczać jej od podatku z pracy.
   
5. Zamówiłem pieczątkę. Koszt ok. 30 zł. Formalnie nie jest już nigdzie  wymagana, ale nie wszyscy o tym wiedzą :)
6. Założyłem Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów oraz Ewidencję Przebiegu Pojazdu. O szczegółach napiszę wkrótce.
7. Po 3 miesiącach zdecydowałem się na założenie rachunku firmowego mBiznes Start. Bank zachęcił mnie promocją "600 zł na ZUS" - sprawdź czy jest jeszcze aktualna.
8. Zgłosiłem nowy rachunek bankowy korzystając z kreatora na ceidg.gov.pl.

To już wszystkie formalności. Nie było potrzeby kontaktu z Urzędem Skarbowym ani GUS. Złożenie CEIDG-1 powoduje przekazanie informacji do ZUS, US i GUS. Gdybym jednak chciał być podatnikiem VAT, to musiałbym jeszcze odwiedzić w tej sprawie Urząd Skarbowy.

Po założeniu działalności gospodarczej dostałem pocztą tradycyjną 2 lub 3 blankiety wpłat za wpis danych mojej firmy do rejestrów o poważnie brzmiących nazwach. Zignorowałem to. Takie rejestry utrzymują prywatne firmy i nikt nie ma obowiązku z nich korzystać. Za wpis do obowiązkowego rejestru CEIDG nie ma opłat.

Następnym razem napiszę o programach komputerowych i udostępnię kilka samodzielnie przygotowanych dokumentów oraz arkuszy kalkulacyjnych.